DSGVO-Hinweise
Deine Daten haben einen Zweck. Und Grenzen.
1. Wer ist für die Daten verantwortlich?
Das System für Unternehmen und Beschäftigte wird von BackOffice Outsourcing Sp. z o.o., Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, Polen, Steuer-ID 1132867570, betreut. Kontakt zum Datenschutz: Kontaktformular.
Verantwortlicher für Beschäftigtendaten zu Urlaub und Abwesenheiten ist grundsätzlich dein Arbeitgeber. Vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen vor Verarbeitungsbeginn in den unternehmensspezifischen Hinweisen genannt werden. BackOffice handelt bei der Verarbeitung im Arbeitgeberauftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die endgültige Rollenverteilung ergibt sich aus den tatsächlichen Tätigkeiten und Verträgen.
Für eigene Korrespondenz und Anfragen ist BackOffice eigenständiger Verantwortlicher. Die Systembetreuung berechtigt nicht zur beliebigen Nutzung von Personalunterlagen.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Personaldaten dienen der Identifizierung berechtigter Beschäftigter, Annahme und Bearbeitung verschiedener Urlaubsanträge, Erfassung krankheitsbedingter Abwesenheiten und Erfüllung arbeitsbezogener Pflichten.
Die Verarbeitung durch den Arbeitgeber beruht insbesondere auf arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Bei Gesundheitsdaten gilt Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO im Rahmen gesetzlicher Rechte und Pflichten. Konkrete Vorschriften und Grundlagen sind für jeden Prozess und jede Beschäftigungsart festzulegen. Art. 6 allein genügt nicht zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten.
Systemschutz und Rechtsansprüche können, soweit zulässig und nach Abwägung der Interessen und Rechte der Betroffenen, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen. Anfragen an BackOffice stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f; vorvertragliche Maßnahmen mit einer natürlichen Person können auf Buchst. b beruhen.
Anmeldung oder Kenntnisnahme der Bedingungen sind keine Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Die Erfüllung arbeitsbezogener Pflichten darf nicht von einer pauschalen Dateneinwilligung abhängig gemacht werden.
3. Welche Daten aus welchen Quellen?
Erfasst werden erforderliche Identifikations- und Dienstdaten, die Arbeitgeberzuordnung, Art und Zeitraum der Abwesenheit sowie Bearbeitungsinformationen. Quellen können du, der Arbeitgeber und seine berechtigten Personen sein. Gesetzliche Datenquellen dürfen nur über einen rechtmäßigen, tatsächlich eingerichteten Zugang genutzt werden.
Die Information über eine Krankschreibung ist ein Gesundheitsdatum. Beschränke sie auf das für die Abwesenheitsbearbeitung erforderliche Minimum. Gib keine Diagnose, Krankheitscodes, Symptome, Behandlungsverläufe oder medizinischen Unterlagen an. Übermittle solche Daten nicht über das allgemeine Kontaktformular.
4. Wer kann die Daten erhalten?
Zugang zu Unterlagen sollen nur vom zuständigen Verantwortlichen autorisierte Personen, einschließlich Personal- und Lohnabrechnungsstellen, sowie vertraglich gebundene erforderliche Dienstleister haben. Der Zugriff von Vorgesetzten ist auf die für ihre Aufgaben nötigen Informationen zu beschränken. Gesundheitsdaten gehören weder in öffentliche Kalender noch an Unberechtigte.
Die Übermittlung an Behörden erfolgt in gesetzlich vorgesehenen Fällen. Über Empfänger von Beschäftigtendaten informiert der jeweilige Arbeitgeber.
5. Speicherung und Übermittlungen
Die Speicherfrist hängt von Art, Rechtsgrundlage und einschlägigen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln ab. Fristen für Konten, Sicherungen, Protokolle und Antragsdaten legt der zuständige Verantwortliche fest. Es gibt keine einheitliche Frist für alle diese Daten.
Vor Verarbeitungsbeginn sind Datenstandort und Unterauftragnehmerzugriffe festzulegen. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums benötigen eine geeignete Grundlage nach Kapitel V DSGVO, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln, sowie erforderliche Bewertungen. Über Verarbeitungsorte informiert der zuständige Verantwortliche.
6. Deine Rechte
Unter den Bedingungen der DSGVO kannst du Auskunft, eine Kopie, Berichtigung und Einschränkung verlangen. Löschung, Übertragbarkeit und Widerspruch bestehen in den gesetzlich vorgesehenen Fällen und nicht uneingeschränkt. Dokumentationspflichten können einer Löschung entgegenstehen. Eine Einwilligung kann ohne Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung widerrufen werden.
Wende dich bei Personalunterlagen an den Arbeitgeber und bei der von BackOffice verantworteten Verarbeitung an die Gesellschaft. Du kannst Beschwerde beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde einlegen: uodo.gov.pl.
7. Pflichtangaben und Entscheidungen
Gesetzlich vorgeschriebene Daten können für das Beschäftigungsverhältnis und bestimmte Abwesenheiten erforderlich sein. Folgen fehlender Angaben richten sich nach der jeweiligen Pflicht; es dürfen nicht mehr Daten als nötig erhoben werden. Über Anträge entscheiden berechtigte Personen. Die Erfassung einer Krankschreibung ist keine Urlaubsgenehmigung.
8. Abonnementabrechnung und Stripe
Der Arbeitgeber bezahlt das Abonnement nach Anmeldung durch seinen berechtigten Administrator. BackOffice ist Verantwortlicher für Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Unternehmens- und Vertreterdaten, Rechnungsdaten, Kunden- und Abonnementkennungen, Beträge und Transaktionsstatus. Grundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Verträgen mit natürlichen Personen, Buchst. c für Buchführungs- und Steuerpflichten sowie Buchst. f für Vertreterkontakte und Rechtsansprüche.
Für Stripe-Zahlungen gehen erforderliche Transaktionsdaten an die zuständige Stripe-Gesellschaft. Je nach Zweck handelt Stripe als Auftragsverarbeiter oder eigenständiger Verantwortlicher, insbesondere bei Betrugsprävention und gesetzlichen Pflichten. Wir übermitteln keine Urlaubsanträge, Personalunterlagen oder Gesundheitsdaten. Zuständige Gesellschaften, Fristen und Garantien für Übermittlungen außerhalb des EWR beschreibt die Datenschutzerklärung von Stripe.
Abrechnungsdaten werden für die Vertragserfüllung, gesetzliche Buchführungs- und Steuerfristen sowie die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen gespeichert. Sie sind für das kostenpflichtige Unternehmensabonnement erforderlich, nicht für private Zahlungen der Beschäftigten. Anfragen dazu richtest du über das BackOffice-Kontaktformular an uns.