Information RGPD

Tes données ont une finalité. Et des limites.

1. Qui est responsable des données ?

Le système pour entreprises et salariés est géré par BackOffice Outsourcing Sp. z o.o., Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, Pologne, identifiant fiscal 1132867570. Pour la protection des données, utilise le formulaire de contact.

En principe, ton employeur est responsable du traitement des données des salariés relatives aux congés et absences. Son nom complet, son adresse, ses coordonnées et celles du délégué à la protection des données, s’il est désigné, doivent figurer dans la notice propre à ton entreprise avant le début du traitement. BackOffice agit comme sous-traitant sur les instructions de l’employeur, en vertu d’un contrat conforme à l’art. 28 du RGPD. Les activités et contrats réels déterminent la répartition définitive des rôles.

BackOffice est responsable distinct pour sa propre correspondance et ses demandes. La gestion du système ne l’autorise pas à utiliser librement les dossiers du personnel.

2. Finalités et bases légales

Les données de gestion du personnel servent à identifier les salariés autorisés, recevoir et traiter les demandes de différents congés, enregistrer les arrêts maladie et remplir les obligations liées à l’emploi.

Le traitement par l’employeur découle notamment des obligations du droit du travail et de la sécurité sociale, art. 6, par. 1, point c du RGPD. Pour les données de santé, l’art. 9, par. 2, point b s’applique dans les limites des droits et obligations légaux. Les dispositions et bases précises doivent être définies pour chaque processus et type d’emploi. L’art. 6 seul ne suffit pas pour traiter des données de santé.

La protection du système et les recours peuvent reposer sur l’art. 6, par. 1, point f du RGPD si la loi le permet, après examen des intérêts et droits des personnes. Les demandes à BackOffice reposent sur ce même point f ; les démarches précontractuelles avec une personne physique peuvent reposer sur le point b.

Se connecter ou lire les conditions ne vaut pas consentement au traitement des données de santé. L’exécution des obligations liées à l’emploi ne doit pas dépendre d’un consentement général aux données personnelles.

3. Quelles données et quelles sources ?

Les données comprennent les informations d’identité et professionnelles nécessaires, le lien avec l’employeur, le type et les dates d’absence et les éléments utiles à sa gestion. Elles peuvent provenir de toi, de l’employeur et de ses personnes habilitées. Les sources légales ne peuvent être utilisées qu’avec un accès licite effectivement mis en place.

L’information sur un arrêt maladie est une donnée de santé. Elle doit être limitée au minimum nécessaire à la gestion de l’absence. Ne fournis ni diagnostic, ni code de maladie, ni symptômes, ni historique de traitement, ni dossier médical. N’envoie pas ces données par le formulaire général.

4. Qui peut recevoir les données ?

Seules les personnes autorisées par le responsable concerné, dont les équipes RH et paie, et les prestataires nécessaires liés par des accords adaptés doivent accéder aux dossiers. L’accès d’un supérieur doit se limiter aux informations utiles à ses fonctions. Les données de santé ne doivent ni apparaître dans un calendrier public ni parvenir à des personnes non autorisées.

Les données sont transmises aux autorités dans les cas prévus par la loi. L’employeur concerné précise les destinataires des données liées à l’emploi.

5. Conservation et transferts

La conservation dépend du type de document, de la base légale et des règles applicables en matière d’emploi et de sécurité sociale. Le responsable concerné fixe les durées pour les comptes, sauvegardes, journaux et demandes. Il n’existe pas de durée unique pour toutes ces données.

La localisation des données et l’accès des sous-traitants doivent être définis avant le traitement. Les transferts hors de l’Espace économique européen exigent une base du chapitre V du RGPD, telle qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, et les évaluations requises. Le responsable concerné fournit les lieux de traitement.

6. Tes droits

Dans les conditions du RGPD, tu peux demander l’accès, une copie, la rectification et la limitation du traitement. L’effacement, la portabilité et l’opposition s’appliquent dans les cas légaux et ne sont pas absolus. Les obligations de conservation peuvent empêcher une suppression sur demande. Un consentement peut être retiré sans affecter la licéité des traitements antérieurs.

Pour les dossiers du personnel, adresse-toi à ton employeur ; pour les traitements relevant de BackOffice, contacte l’entreprise. Tu peux déposer une réclamation auprès du président de l’Office polonais de protection des données personnelles : uodo.gov.pl.

7. Données obligatoires et décisions

Les données exigées par la loi peuvent être nécessaires à la gestion de l’emploi et d’une absence donnée. Les conséquences d’un refus dépendent de l’obligation concernée ; aucune information excessive ne doit être collectée. Les personnes autorisées décident des demandes. Enregistrer un arrêt maladie n’accorde pas de congé annuel.

8. Facturation des abonnements et Stripe

L’employeur paie l’abonnement via son administrateur autorisé après connexion. BackOffice est responsable des données de contrat, facturation et paiement : entreprise et représentant, factures, identifiants client et abonnement, montants et statuts des transactions. Les bases sont l’art. 6, par. 1, point b du RGPD pour les contrats avec une personne physique, le point c pour les obligations comptables et fiscales et le point f pour les contacts avec les représentants et la protection des recours.

Pour les paiements Stripe, les données nécessaires sont transmises à l’entité concernée du groupe Stripe. Selon la finalité, Stripe agit comme sous-traitant ou responsable distinct, notamment pour la prévention de la fraude et les obligations légales. Nous ne transmettons ni demandes de congé, ni dossiers du personnel, ni données de santé. Les entités, durées et garanties pour les transferts hors EEE sont décrites dans la politique de confidentialité de Stripe.

Les données de facturation sont conservées pour l’exécution du contrat, les obligations comptables et fiscales et l’exercice ou la défense de recours. Elles sont nécessaires à l’abonnement payant de l’entreprise, pas aux paiements privés des salariés. Adresse les demandes correspondantes via le formulaire de BackOffice.