Aviso del RGPD
Tus datos tienen una finalidad. Y límites.
1. ¿Quién es responsable de los datos?
El sistema para empresas y empleados está gestionado por BackOffice Outsourcing Sp. z o.o., Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, Polonia, NIF polaco 1132867570. Para asuntos de protección de datos utiliza el formulario de contacto.
Por regla general, tu empleador es el responsable del tratamiento de los datos laborales de vacaciones y ausencias. Su denominación, dirección, contacto y datos del delegado de protección de datos, si existe, deben figurar en el aviso específico de tu empresa antes de iniciar el tratamiento. BackOffice actúa como encargado al tratar esos datos por instrucciones del empleador, mediante un contrato conforme al art. 28 del RGPD. Las actividades y contratos reales determinan las funciones definitivas.
BackOffice es un responsable independiente respecto de su propia correspondencia y consultas. Gestionar el sistema no le otorga el derecho a utilizar libremente la documentación de los empleados.
2. Finalidades y bases jurídicas
Los datos de gestión laboral sirven para identificar empleados autorizados, recibir y tramitar solicitudes de distintos tipos de permiso, registrar bajas médicas y cumplir las obligaciones laborales.
El tratamiento por el empleador deriva, en particular, de obligaciones laborales y de seguridad social, art. 6.1.c del RGPD. Para datos de salud, la base adecuada es el art. 9.2.b dentro de los derechos y obligaciones legales. Deben identificarse las disposiciones y bases específicas de cada proceso y tipo de empleo. El art. 6 por sí solo no basta para tratar datos de salud.
La protección del sistema y las reclamaciones pueden basarse en el art. 6.1.f del RGPD cuando lo permita la ley, tras valorar los intereses y derechos de las personas. Las consultas a BackOffice se basan en el art. 6.1.f, y las actuaciones precontractuales con una persona física pueden basarse en el art. 6.1.b.
Iniciar sesión o leer las condiciones no supone consentir el tratamiento de datos de salud. El cumplimiento de las obligaciones laborales no debería depender de un consentimiento general sobre datos personales.
3. ¿Qué datos y de dónde proceden?
Los datos incluyen la identificación y los datos profesionales necesarios, la vinculación con el empleador, el tipo y las fechas de ausencia y la información precisa para gestionarla. Pueden proceder de ti, del empleador y de sus personas autorizadas. Las fuentes legales solo pueden utilizarse mediante un acceso lícito efectivamente habilitado.
La información sobre una baja médica es un dato de salud. Debe limitarse al mínimo necesario para gestionar la ausencia. No facilites diagnósticos, códigos de enfermedad, síntomas, antecedentes de tratamiento ni documentación médica. No envíes esos datos mediante el formulario general.
4. ¿Quién puede recibir los datos?
Solo deben acceder a la documentación las personas autorizadas por el responsable correspondiente, incluidos los equipos de personal y nóminas, y los proveedores necesarios sujetos a contratos adecuados. El acceso del superior debe limitarse a lo necesario para sus funciones. La información de salud no debe figurar en calendarios públicos ni llegar a personas no autorizadas.
Los datos se comunican a las autoridades en los casos previstos por la ley. El empleador correspondiente identifica a los destinatarios de los datos laborales.
5. Conservación y transferencias
La conservación depende del tipo de documentación, la base jurídica y las normas laborales y de seguridad social aplicables. El responsable correspondiente fija los plazos de cuentas, copias, registros y solicitudes. No hay un único plazo común para todos esos datos.
Antes de iniciar el tratamiento deben determinarse la ubicación de los datos y el acceso de subcontratistas. Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo requieren una base del capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo, y las evaluaciones exigidas. El responsable informa sobre las ubicaciones del tratamiento.
6. Tus derechos
Con las condiciones del RGPD puedes solicitar acceso y copia, rectificación y limitación del tratamiento. La supresión, portabilidad y oposición corresponden en los casos legales y no son absolutas. La obligación de conservar documentación puede impedir su eliminación a petición. Cuando el tratamiento se basa en consentimiento, puede retirarse sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
Para la documentación laboral contacta con tu empleador; para los tratamientos de BackOffice, con la empresa. Puedes reclamar ante el presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales de Polonia: uodo.gov.pl.
7. Datos obligatorios y decisiones
Los datos exigidos por ley pueden ser necesarios para gestionar el empleo y una ausencia concreta. Las consecuencias de no facilitarlos dependen de la obligación específica; no debe recogerse información excesiva. Las decisiones corresponden a personas autorizadas. Registrar una baja médica no concede vacaciones.
8. Facturación de suscripciones y Stripe
El empleador paga la suscripción mediante su administrador autorizado tras iniciar sesión. BackOffice es responsable de los datos de contratación, facturación y pagos: datos de empresa y representante, datos de factura, identificadores de cliente y suscripción, importes y estados de transacción. Las bases son el art. 6.1.b del RGPD para contratos con personas físicas, el art. 6.1.c para obligaciones contables y fiscales y el art. 6.1.f para contactar con representantes y proteger reclamaciones.
Para pagos por Stripe, los datos necesarios se envían a la entidad correspondiente del grupo Stripe. Según la finalidad, Stripe puede actuar como encargado o responsable independiente, especialmente para prevenir el fraude y cumplir obligaciones legales. No enviamos solicitudes de vacaciones, documentación laboral ni datos de salud. Las entidades, plazos y garantías para transferencias fuera del EEE figuran en la política de privacidad de Stripe.
Los datos de facturación se conservan durante la ejecución del contrato, los plazos obligatorios contables y fiscales y la defensa o ejercicio de reclamaciones. Son necesarios para la suscripción de empresa de pago, no para pagos privados de empleados. Envía las solicitudes relacionadas mediante el formulario de BackOffice.